Проверка соискателей/кандидатов на вакансию при приеме на работу — это проведение комплекса мер по всесторонней оценке как моральных, так и профессиональных качеств соискателя. Это является важным этапом при заключении трудового договора между работником и работодателем.
От качества проведенных мероприятий по проверке соискателя/кандидата на работу зависит благонадежность компании, ее безопасность.
Работодателю важно нанять благонадежного, ответственного и грамотного специалиста.
За проверку на благонадежность отвечает служба безопасности, которая обязана не допускать нанесения морального или экономического ущерба имуществу компании. Причем не только извне, но и внутри, осуществляя контроль деятельности работников. Преступление проще предотвратить, чем ликвидировать его последствия, поэтому служба безопасности активно участвует в проверке соискателей/кандидатов при трудоустройстве.
Очень важно посвятить проверке соискателей/кандидатов на ту или иную должность как можно больше времени до начала совместной деятельности. Проще отсеять неподходящих людей на этапе собеседования, чем нанять их, ввести в курс дела и обнаружить личную несовместимость или профессиональную непригодность.
Для получения исходных данных рекомендуется заполнить анкету соискателя на вакансию/кандидата на работу. Она включает в себя различные вопросы: от опыта работы в сфере до специфических вопросов. Установленного образца анкеты службы безопасности при приеме на работу не существует (образец ниже в регламенте).
Какие действия предпринимает служба безопасности при проверке соискателей/кандидатов?
Данные действия описаны в Регламенте «Проверка кандидатов».
Скачать Регламент «Проверка кандидатов».
РЕГЛАМЕНТ
«Проверка кандидатов»
Содержание
2. Документы, оформляемые кандидатом для проверки
5. Дополнительные мероприятия по оценке рисков при трудоустройстве кандидатов
6. Инициирование и реализация процесса
7. Полномочия подразделения безопасности при проверке кандидатов
8. Полномочия при принятии решения по трудоустройству кандидата
9. Источники получения информации
10. Перечень компетенций, предполагающий повышенные риски фрода
11. Перечень риск-факторов с учетом специфики должностей
12. Ответственность руководителей безопасности
13. Приложение 1. Анкета соискателя
14. Приложение 2. Согласие кандидата на обработку персональных данных
1. Цели проверки кандидатов
Целями проверки кандидатов являются:
- предупреждение противоправных, мошеннических действий в отношении имущества, денежных средств Общества со стороны сотрудников;
- выявление аффилированности кандидата с фирмами банкротами, «однодневками», с контрагентами, конкурентами;
- снижение рисков возможных претензий правоохранительных и налоговых органов;
- своевременное выполнение в полном объеме сотрудниками функциональных обязанностей;
- определение достоверности информации, предоставленной кандидатом, сведений, указанных им в анкете.
2. Документы, оформляемые кандидатом для проверки
При трудоустройстве кандидатом предоставляются копии следующих документов:
- паспорт (страницы с фотографией, установочными данными и регистрацией);
- для иностранных граждан дополнительно разрешения на работу, миграционная карта и виза;
- анкета кандидата для трудоустройства;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- ИНН;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел[1].
При отсутствии полного комплекта документов, в том числе по окончании испытательного срока кандидату может быть отказано в трудоустройстве.
3. Сроки проверки кандидата
Сроки проверки данных зависят от готовности кандидата предоставить достоверные сведения о себе и пройти предусмотренные в компании процедуры (заполнить анкету, согласие на обработку персональных данных, пройти тестирование, собеседование и т.д.).
Вся процедура проверки кандидата не должна превышать 3-х рабочих дней.
Срок изучения кандидата может быть увеличен или изменен в зависимости от срочности, важности и полноты информации о нем, а также вакансии, на которую рассматривается соискатель.
4. Проверка кандидата
Отобранный на вакантную позицию кандидат заполняет Анкету по установленной форме.
Подразделение безопасности, с письменного согласия лица, поступающего на работу, вправе проверить достоверность:
- представленных в анкете сведений, в том числе персональных данных;
- предоставленных кандидатом сведений о себе у третьих лиц, что необходимо для выяснения его деловых качеств и других личных характеристик, существенных для выполнения им трудовых функций в группе компаний.
При этом подразделение безопасности вправе осуществить проверку сведений о судимостях и административных правонарушениях кандидата, поступающего на работу, проводить проверку по БКИ (Бюро кредитных историй) и иные проверки любыми законными способами.
В случае выявления недостоверной, фальсифицированной информации, заведомо ложных сведений и подложных документов в процессе проверки данных, работодатель вправе отказать кандидату на замещение соответствующей вакансии, в приёме на работу.
При проверке кандидата особе внимание уделяется следующим фактам:
- достоверность сведений, указанных в анкете;
- подлинность предоставленных документов;
- наличие просроченных кредитов;
- наличие непогашенной судимости;
- наличие исполнительного производства в отношении кандидата;
- аффилированность кандидата и членов его семьи с фирмами-«однодневками», ликвидированными, находящимися в реорганизации, ликвидации, банкротства, конкурентами, с сотрудниками работодателя;
- работа кандидата в ликвидированных компаниях, фирмах-«однодневках», зарегистрированных по местам массовой регистрации;
- подверженность кандидата влиянию риск-факторов (закредитованность, связь с криминальными элементами, наличие исполнительного производства, хождение в списках террористов и т.д.);
- другие факты, способные повлечь имиджевые и финансовые риски для работодателя.
По окончании проверки уполномоченный сотрудник информирует сотрудника, ответственного за организацию работы по подбору кандидатов, о результатах проверки.
О негативной или неоднозначной информации, полученной в ходе проверки кандидата, уведомляется руководитель компании для принятия решения.
5. Дополнительные мероприятия по оценке рисков при трудоустройстве кандидатов
В зависимости от предоставленных полномочий и выполняемых трудовых функций при трудоустройстве кандидатов могут быть предусмотрены дополнительные мероприятия:
- психологическое тестирование;
- полиграф – при наличии согласия кандидата;
- оценка риск-факторов.
Указанные процедуры могут применяться с использованием автоматизированных программ и специального оборудования при наличии добровольного согласия кандидата.
6. Инициирование и реализация процесса
Изучение кандидата является составным элементом процедуры подбора и найма персонала, владельцем которой является HR-подразделение.
Ответственным за реализацию процесса «Проверка кандидата» является подразделение безопасности.
В процессе «Проверка кандидата» могут участвовать руководители структурных подразделений Общества, непосредственно заинтересованные в замещении имеющихся вакансий соответствующими специалистами, в части проведения собеседования по оценки профессиональной пригодности.
Инициирование процесса «Проверка кандидата» осуществляется сотрудником HR-подразделение Общества и оформляется соответствующим запросом.
Результаты проверки кандидата оформляются с учетом сведений, на которые необходимо обратить внимание при приеме на работу кандидата.
7. Полномочия подразделения безопасности при проверке кандидатов
Подразделение безопасности на основании результатов проверки кандидата, имеет право:
- информировать руководителя HR-подразделения о фактах искажения кандидатом информации, сведений, указанных в анкете;
- информировать руководителя Общества о рисках приема на работу кандидата;
- проводить тестирование кандидатов и направлять результаты заинтересованным руководителям.
8. Полномочия при принятии решения по трудоустройству кандидата
Результаты проверки кандидата могут содержать сведения, рекомендации, оценочные выводы, необходимые руководителю подразделения для принятия решения о целесообразности приема.
Результаты проверки кандидата предоставляются уполномоченным руководителям по запросу, направленному в подразделение безопасности.
Результаты проверки кандидата не являются основанием отказа ему в приеме на работу.
Решение по трудоустройству кандидата могут приниматься непосредственно руководителем Общества, HR-подразделения и соответствующего структурного подразделения по свою ответственность.
9. Источники получения информации
Для получения информации могут применяться сведения правоохранительных, налоговых и государственных органов власти, размещенные на открытых порталах и в общедоступном сервисе Интернета, а также информационно-аналитические базы, предоставляющие данные, в соответствии с требованиями законодательства и полученные официальным путем, а также иные источники информации.
10. Перечень компетенций, предполагающий повышенные риски фрода
Повышенные риски фрода, возникающие из полномочий и функциональных обязанностей сотрудник в соответствии с занимаемыми ими должностям, связанными с:
- вводом данных по бухгалтерскому, складскому учету в программу;
- ведением кассовых операции, работа с наличными денежными средствами;
- проведением инвентаризаций ТМЦ;
- работой с конфиденциальной информацией;
- подписанием отчетных документов по выполненным работам, полученным ТМЦ, оказанным услугам;
- подготовкой и проведением закупочных процедур, маркетинговых мероприятий;
- утверждением решений закупочных комиссий по результатам процедур;
- предоставлением скидок Клиентам;
- принятием решения по списанию ТМЦ, денежных средств;
- ведением складского учета;
- руководством структурным подразделением (магазин) и административно-хозяйственным обеспечением организации.
Кандидаты, рассматриваемые на должности, имеющие перечисленные компетенции предполагают более глубокое изучение при трудоустройстве и регулярный мониторинг риск-факторов.
11. Перечень риск-факторов с учетом специфики должностей
Категорирование рисков для кандидатов, целесообразных для проверки и принятия решения по приему на работу.
|
№ п/п |
Наименование критерия |
Должности с повышенными рисками фрода |
Должности, не связанные с компетенциями, предполагающие повышенные риски фрода |
|
1. |
Просрочка ежемесячных платежей по действующим кредитам |
Отсутствует |
Имеется в размере не более 3-х месячной заработной платы |
|
2. |
Исполнительное производство |
Не ведется, за исключением личных вопросов: уплата алименты, налогов, коммунальных платежей |
Ведется на основании решения судов, за исключением личных вопросов: алименты, нарушение ПДД |
|
3. |
Задолженность по законченному исполнительному производству |
Не более 2-х месячного размера заработной платы, за исключением личных вопросов: уплата алименты, налогов, коммунальных платежей |
Не более 3-х месячного размера заработной платы, за исключением личных вопросов: уплата алименты, налогов, коммунальных платежей |
|
4. |
Судимость |
Отсутствует, кроме административной ответственности за нарушение ПДД |
Наличие снятой судимости по нетяжким статьям |
|
5. |
Нахождение в списке банкротов |
Не находится |
Находится более 1-го года |
|
6. |
Аффилированность в качестве учредителя, генерального директора ООО/ИП |
Не допускается |
Не допускается |
|
7. |
Аффлированность с ликвидированными компаниями, банкротами |
Информационно |
Не актуально |
|
8. |
Регистрация |
Временная на срок менее 1-го года |
Не актуально |
12. Ответственность руководителей безопасности
Кандидаты, принимаемые на должности, предполагающие повышенные риски фрода, проходят собеседование с руководителями (заместителями руководителя) безопасности.
При собеседовании уточняются детали выявленных риск-факторов для принятия окончательного решения руководителем компании о приеме кандидата на работу.
Руководители подразделений безопасности несут персональную ответственность за предоставление недостоверной и искажённой информации по кандидату и как следствие наступление негативных последствий, наступивших под влиянием риск-факторов.
13. Приложение 1. Анкета соискателя
|
ФОТО 3х4 на белом фоне |
Анкета заполняется аккуратно, печатными буквами.
Наличие фотографии обязательно.
Дата заполнения анкеты: число____ месяц _____год ________
Соискатель на вакансию_________________________________________________
1. Фамилия ______________________________________________________
Имя ______________________ Отчество _________________________________
Если Ф.И.О. менялись, то укажите, когда и по какой причине
___________________________________________________________________________________
Когда: число____ месяц _____год ________ Причина______________________________________________________________
2. Дата рождения: число____ месяц _____год ________
3. Место рождения ____________________________________________________
4. Гражданство ______________________________________________________
(название государства)
5. Паспорт Серия ___________ Номер ________________________
Кем выдан _______________________________________________________________
Когда выдан: число ____ месяц _____год ________
6. ИНН______________________________
7. Адрес фактического проживания:
область (республика, АО) ____________________________________________________________________________
район ______________________________________________________________________________________________________
город (село) ______________________________________________________________________________________________
ул./просп./пер. ___________________________________________________________________________________________
д. ___________ корп. ___________кв. ___________
8. Адрес постоянной/временной (нужное подчеркнуть) регистрации:
область (республика, АО) ____________________________________________________________________________
район ______________________________________________________________________________________________________
город (село) ______________________________________________________________________________________________
ул./просп./пер. ___________________________________________________________________________________________
д. ___________ корп. ___________кв. ___________
9. Телефон
Домашний ___________________________
Мобильный ___________________________
10. E-mail (разборчиво, печатными буквами) _________________________________________
11. Водительское удостоверение _______________________________
12. Семейное положение q замужем/ женат; q не замужем/ не женат;
q разведена/ разведен; q вдова/ вдовец.
13. Сведения о ближайших родственниках (муж/жена, отец, мать, братья, сестры, дети)
|
Степень родства |
Фамилия, имя, отчество |
Дата рождения |
Место постоянной регистрации, домашний телефон, паспорт |
Место работы, адрес, рабочий телефон, должность |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
14. Образование (учебные заведения)
|
Дата поступления |
Дата окончания |
Полное название учебного заведения, факультет |
Форма обучения (дн./ веч./ заоч.) |
Квалификация и специализация (дипломы, аттестаты, свидетельства) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
15. Знание иностранных языков (какие именно, уровень знаний)
- ___________________ - ________________________ (уровень владения);
- ___________________ - ________________________ (уровень владения).
16. Трудовая деятельность (в том числе без оформления трудовых отношений)
Указать, начиная с последнего места работы, в хронологическом порядке за последние 10 лет.
|
Дата приема |
Дата ухода |
Название организации |
Адрес, телефон организации |
Сфера деятельности организации |
Должность, обязанности |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
21. Причина увольнения с последнего места работы______________________.
22. Являетесь ли Вы генеральным директором или учредителем какого-либо юридического лица, ИП (название, адрес, телефон)___________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
23. В каких социальных сетях имеете аккаунты (подчеркните):
· Одноклассники;
· Facebook;
· Instagram;
· Twitter;
· В контакте;
· Не имею;
· Другие (напишите какие)___________________________________________
Я подтверждаю, что мне сообщено о моем праве не заполнять какие-либо пункты данной анкеты по своему усмотрению.
Я подтверждаю, что все указанные мною в настоящей анкете сведения полны и соответствуют действительности. Сведения о себе и своих родственниках сообщаю добровольно, без какого-либо принуждения.
Я уведомлен о своих правах и обязанностях в области защиты персональных данных; даю свое согласие на проверку достоверности и полноты сведений, сообщенных о себе, о своих доходах и имуществе, любыми законными методами, в том числе путем получения данных обо мне у третьей стороны.
Я понимаю, что в случае предоставлении мною недостоверных сведений работодатель вправе отказать мне в трудоустройстве.
______________________/___________________________/
( подпись) (расшифровка подписи)
«_____»____________________________ 202_____ г.
14. Приложение 2. Согласие кандидата на обработку персональных данных
Генеральному директору
ООО «_______________________________»
____________________________________________________
ФИО генерального директора
От ________________________________________________.
____________________________________________________
ФИО полностью
Адрес регистрации_______________________________________________
Паспорт:___________ №___________________
выдан ________________________________________
дата выдачи чч.мм.год полностью
кем выдан________________________________________________.
____________________________________________________
СОГЛАСИЕ[2]
на обработку персональных данных
Я, _________________________________________________________________________________________
ФИО полностью
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», в целях[3]
_________________________________________________________________________________________,
указать цели: трудоустройство, проведение служебного расследования, оценка рисков (НУЖНОЕ ВПИСАТЬ)
даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью «_________________»[4] (ООО «___________________________») (далее – Оператор), расположенному по адресу[5] ________________________________________________________________________________________,
указывается адрес нахождения Общества
на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации, обработку моих персональных данных, а именно, совершение действий, предусмотренных пунктом 3 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».
Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:
- фамилия, имя, отчество;
- пол;
- возраст;
- дата и место рождения;
- ИНН;
- СНИЛС;
- паспортные данные;
- адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания;
- номера телефонов;
- сведения о местах работы;
- аффилированные структуры;
- иные сведения, которые могут стать доступны в процессе обработки моих персональных данных.
Настоящим согласием разрешаю производить с моими персональными данными следующие действия (в том числе с использованием средств автоматизации): обработка (сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, обновление, изменение, использование, обезличивание, блокирование, предоставление, уничтожение персональных данных, включая передачу персональных данных Оператором третьим лицам и уполномоченным государственным органам и/или их представителям, а также АО «МБКИ» (г. Москва, ул. Приорова д. 30).
Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме, направленного в адрес Оператора: ООО «___________________» (адрес нахождения компании[6]: __________________________________________________________________________________).
-------------- -------------------------------- ------------------
Подпись Расшифровка подписи Дата
15. Приложение 3. СОГЛАСИЕ[7] СУБЪЕКТА КРЕДИТНОЙ ИСТОРИИ – ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦАНА ПОЛУЧЕНИЕ КРЕДИТНЫХ ОТЧЕТОВ ИЗ БЮРО КРЕДИТНЫХ ИСТОРИЙ
|
|
||
|
ФИО (полностью) лица, дающего согласие |
||
|
Дата рождения: |
|
|
|
Паспорт: |
Дата выдачи: |
Код подразделения |
|
Кем выдан:
|
||
|
В соответствии Федеральным законом № 218-ФЗ от 30.12.2004 г. «О кредитных историях», настоящим даю свое согласие ООО «НПК «Кронос-Информ» на получение из любого бюро кредитных историй информации / кредитных отчетов обо мне. |
||
|
Согласие дается с целью: проверки благонадежности |
||
_____________________ _______________________________________________________
(подпись) (Фамилия И.О.)
Дата получения согласия «______» ____________________ 20_______ г.
[1] При отсутствии соответствующей справки кандидат может предоставить документы, подтверждающие направление запроса о ее получении в уполномоченных органах.
[2] Оформляется на компанию по месту фактического трудоустройства кандидата.
[3] Указывается цель из предложенного списка, оставление поля пустым не допускается.
[4] Указывается наименование компании куда трудоустраивается кандидат.
[5] После внесения адреса комментарии следует удалить.
[6] Дублируется ранее указанный адрес. После заполнения комментарии следует удалить.
[7] Заполняется в одном экземпляре, хранится у работодателя.
