С 1 сентября 2026 года в России вводится обязательное использование электронных перевозочных документов (ЭПД). Это значительное изменение затронет всех участников логистических цепочек, сделав цифровой документооборот стандартом, а бумажные версии — исключением.
1. Суть изменений и законодательная база
Обязательность ЭПД закреплена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Основная цель реформы — стандартизация документооборота, повышение прозрачности перевозок за счет создания "цифрового следа" в Государственной информационной системе ЭПД (ГИС ЭПД), а также ускорение расчетов между контрагентами.
Бумажные документы будут допускаться лишь в строго определенных случаях, перечень которых позднее установит Минтранс России.
2. Кого затронет обязательство?
Требование носит всеобщий характер и распространяется на всех участников сферы наемного транспорта, задействованных в перевозке грузов:
- Грузоотправители: Инициируют оформление документов.
- Перевозчики: Осуществляют транспортировку.
- Экспедиторы: Организуют перевозку.
- Грузополучатели: Обязаны подписывать электронную транспортную накладную (ЭТрН), подтверждая приемку груза, даже если не инициировали документ.
3. Какие документы станут электронными?
С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны оформляться следующие документы:
- Транспортные накладные
- Заказы (заявки) на перевозку
- Экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторские и складские расписки)
- Железнодорожные транспортные накладные
- Грузовые накладные при авиаперевозках
Важно: Обмен ЭПД будет осуществляться не напрямую, а через аккредитованных Минтрансом операторов ИС ЭПД. Эти операторы также отвечают за передачу данных в ГИС ЭПД.
4. Риски и ответственность
На данный момент поправки в КоАП РФ, устанавливающие штрафы за неиспользование ЭПД, находятся на стадии принятия (законопроект № 755710-8). По информации отраслевых источников, ожидаются следующие санкции за работу без включения в реестр экспедиторов или игнорирование ЭПД:
- Для должностных лиц:
- Первичное нарушение: 3 000 – 5 000 рублей
- Повторное нарушение: 5 000 – 10 000 рублей
- Для юридических лиц:
- Первичное нарушение: 100 000 – 300 000 рублей
- Повторное нарушение: 500 000 – 1 000 000 рублей
Обратите внимание: Введение штрафов ожидается до сентября 2026 года. Отсутствие технической готовности вашей компании или ваших контрагентов не будет являться основанием для освобождения от обязанности соблюдать закон.
5. План подготовки к переходу на электронный документооборот
Для обеспечения плавного перехода и минимизации возможных простоев в сентябре 2026 года предлагается следующий поэтапный план действий:
Цель: Четко определить текущие потребности компании в документообороте и участников процессов.
Действия:
- Идентификация документов: Составьте полный список видов ЭПД, которые создаются и используются в вашей компании.
- Определение участников: Выявите всех сотрудников, задействованных в процессах создания, обработки и подписания документов (логисты, кладовщики, бухгалтеры, водители и т.д.).
- Составление списка контрагентов: Определите ключевых партнеров (покупателей, перевозчиков, экспедиторов), с которыми будет осуществляться обмен ЭПД.
Этап 2: Выбор оператора ЭДО
Цель: Заключить договор с надежным оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД).
Действия:
- Выбор оператора: Заключите договор с оператором ИС ЭПД, аккредитованным Минтрансом.
- АО «Калуга Астрал»
- АО «ПФ «СКБ Контур»
- ООО «Эдивеб»
- ООО «Такском»
- ООО «СберКорус»
- ООО «Компания «Тензор»
- ООО «Эвотор ОФД»
- ООО «ФораПром»
- ООО «Айтиком»
- ООО «ОПЕРАТОР-ЦРПТ»
- АО «Точка»
- Критерии выбора: При выборе оператора обратите внимание на:
- Наличие интеграции с вашей учетной системой.
- Наличие удобного мобильного приложения для водителей.
- Стоимость тарифных планов.
Этап 3: Оформление электронной подписи и доверенностей
Цель: Обеспечить сотрудников необходимыми инструментами для подписания электронных документов.
Действия:Квалифицированная электронная подпись (КЭП): Сотрудники, ответственные за подписание документов, должны иметь КЭП.
- Руководитель: Если документ подписывает руководитель, достаточно его КЭП юридического лица.
- Сотрудник: Если документ подписывает рядовой сотрудник (логист, водитель), необходимо оформить машиночитаемую доверенность, подтверждающую его полномочия на подписание перевозочных документов.
Этап 4: Интеграция и настройка системы
Цель: Выбрать оптимальный способ работы с сервисом оператора и настроить его.
Действия:Способ работы: Определите, как вы будете взаимодействовать с сервисом оператора:
- Веб-версия: Идеально подходит для быстрого старта и не требует значительных доработок ИТ-инфраструктуры.
- API или модули для учетной системы: Обеспечивает глубокую интеграцию, автоматическое создание документов непосредственно из вашей учетной системы. Рекомендуется при большом объеме документооборота.
Этап 5: Приглашение контрагентов
Цель: Обеспечить бесперебойный обмен ЭПД со всеми участниками логистической цепочки.
Действия:
Уведомление партнеров: Транспортный ЭДО эффективен только при участии всех сторон (отправитель → перевозчик → получатель). Уведомите ваших партнеров о переходе на ЭПД и убедитесь, что они также подключены к аккредитованному оператору. (Как правило, роуминг между операторами уже настроен).Этап 6: Пилотный проект и обучение
Цель: Протестировать систему в реальных условиях и подготовить персонал к работе с ней.
Действия:
- Тестирование: До 1 сентября 2026 года выберите 1-2 маршрута или ключевых партнера для проведения пилотного проекта.
- Обучение: Проведите обучение сотрудников работе в новом интерфейсе оператора ЭДО.
- Отработка сценариев: Протестируйте основные рабочие процессы: создание заявки, подписание накладной водителем через мобильное приложение, завершение рейса.
- Корректировка: Устраните все выявленные недочеты и оптимизируйте процессы по результатам пилотного проекта.
6. Ключевые рекомендации для успешного перехода
- Не откладывайте начало работы: Опыт показывает, что полный цикл внедрения ЭПД, включая выбор оператора и подключение всех ключевых контрагентов, может занимать от 2 до 6 месяцев. Своевременное начало позволит избежать сбоев в работе в сентябре 2026 года.
- Актуализируйте договоры: В типовые договоры с перевозчиками и экспедиторами рекомендуется внести пункт об обязательном обмене ЭПД, указав реквизиты выбранных операторов.
- Обеспечьте техническую готовность: Предоставьте водителям, выезжающим в рейсы, планшеты или смартфоны с установленным мобильным приложением оператора ЭДО. Это позволит им оперативно подписывать документы непосредственно при приемке или сдаче груза.
Делитесь с коллегами!
———
Мы делаем сложное понятным! ИД Советник, ж-л Директор по безопасности, ж-л Безопасность компании
Подписывайтесь на наши ресурсы:
